Planejando o 'Tetris Humano': Por que fazer esquemas de turnos é um desafio complexo (mas solucionável)

À primeira vista, o planejamento dos horários de trabalho do pessoal poderia parecer tão simples como pedir uma pizza: se escolhem os produtos, se espera um pouco e pronto. No entanto, a realidade é que, ao contrário das máquinas, as pessoas têm vidas, compromissos e, sejamos sinceros, precisam descansar e algo mais que um simples café para render. É neste ponto onde a criação de esquemas de turnos se revela em sua verdadeira dimensão: um quebra-cabeça de uma complexidade considerável, um verdadeiro desafio se não se abordam suas múltiplas arestas "técnicas".

Sentar para desenhar um horário de trabalho não é simplesmente designar nomes a quadros. Existe uma quantidade impressionante de restrições e variáveis que operam de forma simultânea. Se não se gerenciam adequadamente, o resultado é um desajuste ou, pior ainda, um esquema de turnos que resulta inviável. Permitam-me detalhar os aspectos que convertem esta tarefa em uma ginástica mental digna de uma competição de alto nível em planificação.

1. Disponibilidade (E o outro lado da moeda: quando simplesmente não se pode contar com alguém)

Este é o ponto de partida, mas já apresenta suas complicações. Os empregados têm momentos em que, simplesmente, não estão disponíveis. Pode ser por férias programadas, uma doença inesperada ou qualquer outro motivo. Se alguém não está disponível, não se pode alocar um turno para essa pessoa nesse período. Essa é uma restrição "dura"; ignorá-la torna o horário de trabalho inviável.

Além disso, nem todos trabalham em tempo integral. Existem contratados ou funcionários em tempo parcial com disponibilidade limitada a certos dias ou a uma quantidade específica de horas. Uma escala de turnos viável deve levar isso em consideração. Atribuir um turno em uma terça-feira a alguém que só trabalha quinta e sexta-feira viola uma restrição “dura” e a torna inviável. Disponibilidade e indisponibilidade são os dois lados da mesma moeda e precisam estar perfeitamente claros.

E, para completar, a sobreposição de turnos. A menos que tenhamos aperfeiçoado a clonagem (e ainda não chegamos lá!), um funcionário não pode estar em dois lugares simultaneamente. Atribuir turnos que se sobrepõem à mesma pessoa infringe outra restrição dura e transforma o horário de trabalho em inviável.

2. Habilidades, funções e o desafio de colocar a pessoa certa no lugar indicado

Não se trata apenas de ter pessoal disponível; trata-se de contar com a pessoa ideal para a tarefa e no lugar adequado, no momento preciso, dentro da escala de turnos.

Certos postos ou turnos exigem habilidades específicas. Em um hospital, por exemplo, pode ser crucial que haja pelo menos uma pessoa com formação em cuidados críticos por turno. A pessoa alocada tem que cumprir esse requisito.

Se a jornada implica mobilidade entre diferentes locais (como uma enfermeira mudando de sala em um hospital), é necessário considerar o tempo de deslocamento. E nem se fala se a equipe estiver distribuída em múltiplas zonas horárias. Coordenar isso sempre representa um "exercício interessante" ao montar os horários de trabalho.

3. A dinâmica dos "pares": Quem pode e quem definitivamente não pode trabalhar junto

Aqui a complexidade aumenta, porque o planejamento de um indivíduo afeta diretamente o do outro na escala de turnos.

• Pares obrigatórios: Há duplas que devem trabalhar juntas. Um funcionário novo como o Dan, que tem a Ivy como mentora, não pode ficar sozinho. Ele sempre deve acompanhá-la. Não colocar o Dan com sua mentora quebra uma restrição dura e torna o horário de trabalho inviável. Essa relação mentor/aprendiz costuma ser unidirecional: Dan precisa da Ivy, mas Ivy pode trabalhar sem o Dan.
• Pares preferenciais: São duplas que funcionam bem ou que se organizam para dividir a viagem. Não alocar turnos juntos não invalida a escala de turnos, mas melhora a satisfação do funcionário se isso acontece. São restrições "flexíveis".
• Pares proibidos: Em algumas ocasiões, políticas internas (como Ann e Carl em um relacionamento, se a política proibir) ou simplesmente dificuldades interpessoais impedem que certas pessoas trabalhem juntas no mesmo turno, local ou setor. Alocá-los juntos constitui um "Par Proibido" e infringe uma restrição “dura”, tornando o horário de trabalho inviável.
• Pares não preferenciais: Situações onde é melhor evitar que coincidam para facilitar a organização pessoal (como dois irmãos que cuidam de pais idosos). Evitar que trabalhem ao mesmo tempo contribui para a satisfação, embora não seja uma restrição dura na escala de turnos.
• Pares bidirecionais: Diferente dos unidirecionais, aqui nenhum dos dois deveria trabalhar sem o outro. Se Beth é cirurgiã e Carl seu assistente, para uma cirurgia, eles devem estar juntos.
• Aplicação específica por turno (Etiquetagem): Esses emparelhamentos nem sempre se aplicam a todos os turnos. Um turno pode ser "etiquetado" (por exemplo, "cirurgia") para que a regra de pareamento (como a de Beth e Carl) só se aplique nesse contexto. Assim, Beth pode realizar turnos não relacionados com cirurgia, mesmo que Carl não esteja presente, afetando a configuração do horário de trabalho.

Gerenciar todas essas regras de emparelhamento, que podem formar gráficos complexos onde mover um funcionário gera um efeito cascata em toda a escala de turnos, é uma tarefa não trivial, extremamente tediosa e que consome muito tempo se for realizada manualmente.

4. Normativas, riscos e o marco legal/ético (Para evitar problemas maiores)

O planejamento dos horários de trabalho também deve respeitar a legislação vigente e zelar pelo bem-estar da equipe. As leis trabalhistas limitam as horas de trabalho por turno e exigem descansos mínimos entre eles. Afinal, como bem sabemos, as pessoas precisam dormir; não funcionam só à base de café.

Além disso, existem fatores de risco. Alocar alguém a um determinado turno pode ser irresponsável. Um funcionário com alergias severas não deveria ser exposto a alérgenos durante seu turno, e alguém recém-operado não deveria realizar tarefas que impliquem esforço físico considerável. Esses fatores podem fazer com que um funcionário não seja elegível para certos turnos dentro da escala de turnos.

5. As preferências individuais: O toque humano que faz a diferença

Uma vez que o horário de trabalho é viável (ou seja, cumpre todas as restrições duras), só então podemos considerar o bem-estar da equipe.

Os funcionários têm preferências de turnos. Alguns preferem certos horários (Ivy, que é notívaga, prefere as noites), e outros desejam evitar outros (Dan evita o turno da tarde de quarta-feira por causa do seu jogo de futebol; um pai quer evitar trabalhar na quarta-feira para buscar os filhos na escola). Essas são restrições "flexíveis". Não atendê-las não invalida a escala de turnos, mas considerá-las melhora notavelmente a satisfação e até o desempenho.

Como se pode ver, integrar todas essas regras, variáveis e particularidades em um horário de trabalho coerente, justo e legal é uma tarefa monumental se for realizada manualmente. Investe-se tanto esforço em torná-lo simplesmente viável que, muitas vezes, sobra pouca margem para as preferências pessoais. É um quebra-cabeça de uma complexidade impressionante.

É nesse cenário que o planejamento inteligente, que utiliza algoritmos e otimização, muda radicalmente as regras do jogo. Ele não só automatiza o processo, como também pode criar escalas de turnos superiores às manuais, gerenciando toda essa complexidade de forma integrada.

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Com o Soft Planner, configurar horários de trabalho é simples, ajustar parâmetros diante de mudanças inesperadas é prático, e o planejamento contínuo é facilitado. Além disso, a visualização e a análise por meio de paineis e estatísticas permitem identificar padrões e tomar decisões com informações sólidas.

Então, agora você já sabe: montar escalas de turnos é um "Tetris humano", mas com a ferramenta adequada, deixa de ser uma dor de cabeça para se transformar em um planejamento inteligente e otimizado.